费用管理，财务人员非常熟悉的词汇。

它与计划管理、财务预算控制挂钩，对企业资金使用效率提升起到至关重要的作用。因此，如果您的企业想要降本增效，无论财务人员或是其他，了解费用管理的基本知识，掌握一手好的费用控制技巧，还是很有必要的。

那么，如何使费用管理更有效，不同部门又怎样体现部门费用管理的价值呢？

首先，明确部门费用归属。各部门因工作业务不同，涉及的费用类别存在很大差异，区分费用归属是做好费用管理的第一步。在确定费用归属时，本着“钱为谁花，费用归属谁”的原则，用于部门费用核算；在确定费用管控归属时，即由谁对费用进行控制，则可采用“谁花钱，费用管控归属谁”的原则（当然，“钱为谁花，费用管控归属谁”原则也适用），便于花钱部门进行整体的对比控制，这与公司的规模、架构、文化、价值导向等有关，可根据本公司实际情况选择费用管控部门。例如：公司的公车费用，一般公车由行政部门统一管理，各部门员工用车费用自然归属到其所在部门，但行政部门可以通过合理调配资源，分配不同部门员工组合用车，进而实现统一管理和控制费用的目的，所以，公车费用可以作为行政部门统一管控的费用，也就是说，公车费用核算归属于各部门，但管控统一归属于行政部门。

其次，规范费用报销流程。原则上费用报销流程，需要填写规范的报销单，并经经手人、部门负责人、行政部门（一般行政费用需要）、财务部、总经理先后签字确认，方可完成报销。为提高效率，减少审核环节，费用报销也可设置部门审核限额，超过限额的费用需要向上一级审批，处于该级限额内的则可由该级负责人审批通过报销。

费用报销过程，一方面要求经手人详细填写报销单信息，并附带相关费用材料；另一方面要求财务部门严格要求各部门遵守费用报销流程，针对异常的费用及时发现与控制。

再次，各部门费用分析与汇报。费用分析包括财务部费用分析、行政部费用分析和其他部门费用分析。

一、财务部费用分析。财务部是公司账务数据的管理部门，费用管理自然是其管理的一部分。

财务部做费用分析，主要从以下几个方面分析：1.横向分析，即公司各项费用总和与占比分析，各部门费用占比分析，更细化可对比部门间平均每人每天费用、平均每笔业务费用等；2.纵向分析，即各项费用环比上月（季度、年度）变动趋势情况分析、各部门费用变动情况分析；3.对比公司整体业务收入（利润、销量等）和成本的变动情况分析费用变动情况。

财务部费用分析发现异常变动的费用或对比公司运营需求需要进行控制的费用等，需与相关部门进行沟通，反馈异常问题及整体控制目标，并要求部门改善并制定费用控制计划。

二、行政部费用分析。行政部是企业行政费用统筹管理部门，基本与财务部费用管理思路一致，由行政部统一分析，反馈异常分析结果至部门，并要求各部门进行改善和费用控制。

三、其他部门费用分析。各部门分别对归属自己部门管理的费用进行管理和控制（“谁花钱，费用管控归属谁”）。

各部门做费用分析的内容，包括但不限于：1.横向分析，本月各项费用总和与占比分析；2.纵向分析，本月费用环比上月变动情况分析；3.对比本部门创造的业务收入和成本变动情况，分析费用变动情况。

各部门费用分析后需要输出，费用异常变动的情况、原因分析、下一步改善对策及控制目标、实施计划等；费用占比高，费用变动与收入、成本变动不一致的原因分析、改善对策和实施计划等。

最后，费用控制。根据每月（季度、年度）的费用分析情况，可研究费用占比、费用对比收入和成本的变动趋势等，结合公司的资金流和各部门费用情况，财务可提供公司整体及各部门费用控制目标，各部门结合自身情况设法达到公司费用控制目标。例如：营销部门使用阿里巴巴平台，可通过购买 RFQ数量向客户报价的方式获取潜在客户资源，现需分析购买RFQ数量这项费用的使用情况，以控制此项费用：

注：表中数据为非统计数据，且样本量较小，仅为提供分析思路，无数据参考价值。

（1）纵向分析：从业务员张一1-3月份 RFQ报价后潜在客户转化率和成交转化率来看，2月份报价次数最少，但转化率很高，据此可推测RFQ报价并非是报价次数越多越有效，可进一步分析研究最佳报价次数，作为下月此项费用控制目标。

（2）横向分析：从3月份三位业务员的RFQ报价后潜在客户转化率和成交转化率来看，相似RFQ报价次数情况下，张一的转化率要高于其他两位业务员，表明三人使用RFQ的效果存在差异，后续可通过内部培训形式提升RFQ报价水平，保证每位业务员高转化率前提下，控制报价次数，降低此项费用。

费用管理的水平和分析思路，决定企业费用管理的有效性。按照这几点做好费用管理，及时为老板提供费用异常情况及分析结果，并制定计划实施控制，想在老板之前，做在老板之前，为老板省心，还怕不加薪？